Het kost je ongeveer 4 minuten om dit artikel te lezen

Oké, je bent een social business (pilot) project begonnen. Je hebt een aantal voorlopers binnen jouw organisatie gevonden. Deze collega’s zijn actief aan het LinkedInen, Twitteren en misschien zelfs aan het bloggen geslagen. Zij luisteren online naar wat hun verschillende doelgroepen zeggen en er wordt een heleboel waardevolle informatie uitgewisseld.

Maar… Je doet dit natuurlijk allemaal niet voor niets. Je hebt – voordat je aan het project begon – een duidelijke richting gekozen en een doelstelling bepaald:

Jij helpt jouw collega’s om de communicatie en de relatie te verbeteren tussen henzelf en…

  1. Andere collega’s (om de medewerkersproductiviteit en -tevredenheid te vergroten)
  2. Of potentiële collega’s (om nieuwe collega’s aan te trekken)
  3. Of bestaande klanten (om opdrachten te behouden en nieuwe opdrachten te verkrijgen)
  4. Of potentiële klanten (om nieuwe opdrachten te verkrijgen)

Voor het meten van de resultaten in projecten 2 t/m 4 kan je gebruik maken van mijn social business champions dashboard, dat je gratis kan downloaden via deze website.

Natuurlijk meet je de resultaten om het succes van het project te bepalen, maar je meet ze ook om ervoor te zorgen dat steeds meer mensen binnen jouw organisatie enthousiast worden over de zakelijke mogelijkheden van social media. Vergeet niet, dat het groepje voorlopers aan het begin van een social business project vaak uit 1% van de totale organisatiepopulatie bestaat. Moet het zakelijk gebruik van social media rendabel worden, dan mogen dat er natuurlijk best meer worden (10% is al heel mooi). Hoe zorg je daarvoor in drie stappen?

Schalen o.b.v. succes
Begeleid de voorlopers en gebruik hun successen om de rest van de organisatie te enthousiasmeren.

 

Stap 1 – Definieer successen en maak mensen hiervan bewust

Laten we voor het gemak even zeggen dat jij ervoor hebt gekozen om jouw collega’s tijdens het project te helpen nieuwe opdrachten te verkrijgen. Leads, offertes en deals kan je eenvoudig bijhouden in het social business champions dashboard. Echter, deze leads zullen niet altijd een direct gevolg zijn van het social media gebruik door jouw collega’s.

Het kan zijn dat een collega in een reactie op haar Tweet wordt uitgenodigd om te komen spreken tijdens een evenement of dat een andere collega zich via LinkedIn oriënteert op de bezoekers van een beurs waar hij zelf ook aanwezig is, zodat hij tijdens deze beurs betere gesprekken heeft. Wat mij betreft gebruiken deze collega’s social media dan al effectief en succesvol. Spreekbeurten en goede gesprekken kunnen immers op termijn leiden tot nieuwe opdrachten.

Voor het slagen van het project is het belangrijk om deze successen als zodanig te erkennen, zodat 1) andere voorlopers ze herkennen, 2) zij worden gemotiveerd om zelf ook dergelijke successen te boeken en 3) de rest van de organisatie ziet hoe gemakkelijk het is om zelf successen te boeken en enthousiast aan de slag gaat.

Stap 2 – Meten, meten, en nog eens meten

Het marketing- en communicatievak wordt steeds exacter. Of jij dat nu leuk vindt of niet. De tijd dat je onbeperkt budgetten in creatieve campagnes kon stoppen zonder dat iemand vroeg wat de daadwerkelijke bijdrage aan organisatiedoelstellingen was, is voorbij. En terecht. Laat zien dat jij een professional bent, kijk verder dan jouw eigen doelstellingen en probeer zoveel mogelijk inzichtelijk te maken hoe jouw inspanningen bijdragen aan organisatiedoelstellingen.

Hiervoor zal je moeten gaan meten. Houd bij wat je kan bijhouden. Elk sociaal medium biedt in meer of mindere mate inzicht in het aantal volgers, acties (aantal geplaatste updates), interacties (aantal Likes, Shares en Replies), bereik (hoeveel mensen zagen de updates) en conversie (in de vorm van clicks). Google Analytics kan ook een belangrijke rol spelen, als het gaat om verwijzingen vanuit social media naar jouw website.

Daarnaast – en nu trap ik even een enorme open deur voor je in – zal je vooral veel met jouw collega’s moeten gaan praten: ‘Wat heeft het zakelijk gebruik van social media jou opgeleverd?’ In eerste instantie krijg je waarschijnlijk een aarzelend ‘Nou… Nog niet zoveel…’ te horen, maar als je doorvraagt – en daarom is het ook zo belangrijk om successen te definiëren (zie punt 1) – komen jouw collega’s er samen met jou achter dat er toch al hele mooie resultaten zijn geboekt. Noteer ze!

Stap 3 – Rapporteer aan drie verschillende groepen

En dan één van de belangrijkste – en meest vergeten – factoren voor succes: rapporteren. Als jouw collega’s niet weten hoe het project loopt en hoe goed zij het doen, wordt datgene wat bereikt wordt niet zichtbaar en had je het – heel eerlijk – misschien net zo goed niet kunnen doen…

Volgens mij is het belangrijk om te rapporteren aan drie verschillende groepen mensen binnen jouw organisatie:

  1. Allereerst de andere voorlopers. Zij zijn degenen die successen boeken en niets werkt motiverender dan een maandelijks overzicht van deze resultaten plus een ‘leaderboard’ om anderen te motiveren nog net iets meer tijd en moeite in het project te steken en daardoor nog betere resultaten te boeken.
  2. Dan de beslissingsmakers binnen jouw organisatie. Zij hebben budget vrij gemaakt voor het project, dus is het ook niet meer dan logisch dat zij periodiek horen wat het rendement is op deze investering.
  3. En tenslotte de overige medewerkers. Wil je steeds meer mensen binnen jouw organisatie enthousiast maken, dan zal jij hen moeten laten zien wat een bepaalde inspanning hen kan opleveren. Op die manier beantwoord je namelijk al een belangrijke vraag waar zij mogelijk mee rondlopen en neem je een eerste horde weg: ‘Waarom zou ik mijn kostbare tijd stoppen in een dergelijke inspanning?’

Op welke manier en op welk moment jij aan deze drie groepen gaat rapporteren, hangt af van wat gebruikelijk is binnen jouw organisatie. Ik kan me echter voorstellen, dat je…

  1. Maandelijks een mail stuurt naar alle voorlopers waarin je een aantal concrete voorbeelden met naam en toenaam noemt. Als bijlage kan je de rapportage meesturen die automatisch wordt gegenereerd vanuit het social business champions dashboard.
  2. Beslissingsmakers hebben over het algemeen weinig tijd. Het heeft ook vrij weinig zin om heel diep en uitgebreid op de resultaten in te gaan. Tenzij men er naar vraagt natuurlijk. Zorg dus dat je aanhaakt bij momenten waarop er al vanuit jouw afdeling wordt gerapporteerd richting management en beperk je in de rapportage tot de hoofdlijnen: dit is erin gegaan (in tijd en Euro’s) en dit kwam eruit (in Euro’s).
  3. Ongetwijfeld beschikt jouw organisatie over een intranet dat toegankelijk is voor alle medewerkers. Deel de resultaten daar. Beperk je ook hier tot de hoofdlijnen, maar vergeet ook niet af en toe een collega uit te lichten. Op die manier maak je het zakelijk gebruik van social media persoonlijk en toegankelijk. Eventueel zou je ook het lijstje “How you rank for profile views” dat LinkedIn voor je bijhoudt, kunnen plaatsen. Als je nog een stap verder wilt gaan en jouw organisatie beschikt over een narrow casting systeem (van die televisieschermen), zou je er ook voor kunnen kiezen de resultaten echt openbaar en ook voor jouw bezoekers zichtbaar te delen.

Aan de slag! Veel succes en plezier.

Uitgelichte afbeelding: Jochem Koole, licentie: CC BY