Bij het laatste online bureau waar ik als projectmanager heb gewerkt, kreeg ik de mogelijkheid om Scrum als ontwikkelmethode te implementeren. Een leerzame en ontzettend leuke ervaring. Ik kende Scrum niet, maar ben – voordat ik aan mijn baan begon – een beetje gaan Googlen en kwam uiteindelijk terecht bij het boekje “Scrum and XP from the Trenches” (gratis download). Dit boekje is in een weekend geschreven door de Zweed Henrik Kniberg. Je leest het ook in een weekend uit en het boekje is met name zo goed, omdat het beschrijft hoe Henrik de Scrum-methode heeft toegepast in zijn organisatie.
Voor iedere organisatie verschillend
Dit brengt mij meteen op de eerste vergelijking tussen het gebruik van Scrum en de inzet van social media: dit is namelijk voor iedere organisatie verschillend. De Scrum-methode reikt een aantal ‘best practices’ aan, waarmee de doorloop van projecten geoptimaliseerd kan worden. Hoe deze regels vervolgens exact worden toegepast, is afhankelijk van de organisatie.
Ons bureau werkte bijvoorbeeld met kleine teams van 1 of 2 personen, die met meerdere projecten per week bezig waren. Scrum gaat er echter vanuit dat teams groter zijn (5 tot 9 personen) en werken aan 1 project. De Scrum-regels geven echter ook aan, dat het de taak is van de Scrum Master (degene die verantwoordelijk is voor de implementatie van de methode) om Scrum op zo’n manier te implementeren dat het past binnen de cultuur van de organisatie en de bijbehorende voordelen oplevert. Wij lieten bepaalde zaken dus ook achterwege.
Hetzelfde geldt eigenlijk voor de social media manager, oftewel degene die verantwoordelijk is voor het opstellen en uitrollen van een organisatie’s social media strategie. Het gebruik van ieder sociaal medium kent een aantal regels. Het is aan de social media manager om te bepalen hoe deze regels kunnen worden toegepast op een manier, zodat ze passen binnen de cultuur van de organisatie en de beoogde voordelen voor de organisatie opleveren.
Open en eerlijk
Iedereen die wel eens voor een klant aan een project heeft gewerkt, kent wel de toenemende stress als de deadline nadert en het project nog niet af is. De sfeer wordt er niet beter op, mensen beginnen hun werk af te raffelen en de kwaliteit van het product komt in gevaar. Ik wil niet zeggen dat dit soort situaties helemaal niet meer voorkomen in Scrum-projecten, maar wel aanzienlijk minder dan in klassieke waterval-projecten.
De reden hiervoor is dat betrokkenheid tussen opdrachtgever en uitvoerder een stuk groter is. Scrum maakt de opdrachtgever namelijk onderdeel van het team als de Product Owner (degene die beslist over de functionaliteiten van het product). Voordat het project van start gaat, komen het team en de opdrachtgever bij elkaar om te bespreken wat er precies gerealiseerd gaat worden en wanneer onderdelen van het product worden opgeleverd.
Gedurende het project worden deze meetings periodiek herhaald, zodat wederzijdse erkenning en begrip blijven bestaan. Daarnaast krijgt de opdrachtgever ook periodiek inzage in de voortgang van het project aan de hand van een zogenaamde Burn Down Chart. In deze grafiek is precies te zien of de uitvoerder voor liep op schema of juist achter.
In eerste instantie klinkt het misschien een beetje eng om opdrachtgevers of klanten inzicht te geven in een organisatie’s gang van zaken. Echter, door dit te doen, ontstaat er juist begrip voor dingen die minder goed gaan en krijgen successen een extra positieve boost. Social media geven organisaties ook de mogelijkheid om open en eerlijk te zijn tegenover hun omgeving. Indien goed benut, kan dit grote voordelen opleveren.
Crowdsourcing
Eén van de redenen waarom Scrum volgens ‘founding father’ Jeff Sutherland zo goed werkt, is omdat mensen niet in hun eentje aan de ontwikkeling van een product werken, maar juist worden aangespoord om samen met de andere teamleden naar oplossingen en verbeteringen te zoeken.
Hier zie ik een directe vergelijking met de inzet van social media. Waarom zou een organisatie zich stuk bijten op een bepaald probleem, terwijl de oplossing misschien wel te vinden is bij haar klanten, collega’s of concurrenten? Met behulp van tools als Klout en Follower Wonk is het mogelijk om je online netwerk te testen en eventueel uit te breiden met mensen die voor jou interessant zijn en je wellicht vooruit kunnen helpen.
Daarnaast is het ook geen schande om gewoon een keer een vraag bij je klanten neer te leggen. Mensen voelen zich juist gewaardeerd als hen iets wordt gevraagd. Wel is het in dit geval zaak om de ‘follow up’ niet te vergeten. Bedank mensen in ieder geval voor hun input en doe er – mits nuttig – ook echt iets mee.
Uitgelichte afbeelding: Jochem Koole, licentie: CC BY