Anderhalve week geleden werd ik door Stephan ten Kate blij gemaakt met zijn boekje Slimmer Online Werken in 60 Minuten. Het boekje maakt deel uit van een 4-delige reeks die is uitgegeven in samenwerking met Frankwatching en waarvan je ieder boekje in een uur uit kunt lezen.
Digitale handigheidjes spelen absoluut een rol in het slimmer online werken. Veel meer gaat het er echter om de constante (en nog steeds groeiende) stroom van informatie en taken te verwerken binnen de tijd die je daarvoor beschikbaar hebt. Slimmer (online) werken gaat dus veel meer over het verminderen van informatiestress en volgens Stephan kan dit in twee stappen:
- Alle binnenkomende informatie centraal verzamelen.
- Deze verzamelde informatie regelmatig verwerken tot concrete acties.
Als je bekend bent met de Getting Things Done methode van David Allen, wist je dat al. De tweede druk van Allen’s boek verscheen echter alweer 6 jaar geleden (in 2007). Facebook was toen net opengesteld voor iedereen en Twitter pas gelanceerd. Onze dagelijkse informatiestroom is in de afgelopen paar jaar dus flink toegenomen en dat maakt het boekje van Stephan ook zo prettig: praktische handvatten om snel tijd te winnen en rust voor jezelf te creëren.
Hoewel niet altijd even makkelijk, lukt het centraal verzamelen van informatie de meeste mensen nog wel. Veel meer moeite hebben we met het verwerken van informatie tot concrete acties. Outlook is geen projectmanagementtool! Een inbox zonder mailtjes (laat staan ongelezen mailtjes) is heel normaal en haalbaar.
Hoe? Door te besluiten wat je met de binnengekomen informatie moet doen. Je kunt het a) weg gooien, b) archiveren, c) als taak delegeren of d) zelf uitvoeren. Kost iets minder dan 2 minuten, dan kun je dat het beste meteen doen. Denk je er meer tijd aan kwijt te zijn, dan zet je het op een takenlijst (eventueel gebonden aan een specifiek tijdstip).
De belangrijkste tools om slimmer te werken, zijn dan ook een digitale agenda en een online takensysteem. De digitale agenda zal voor veel mensen bekend zijn: Outlook Calendar, Google Calendar of iCal worden volop gebruikt. Veel minder mensen werken echter met een takensysteem. Dat is zonde, want het is een fantastisch middel om niet alleen je inbox, maar ook je hoofd leeg te houden.
Outlook kent Tasks, net als Gmail. Voor Apple-gebruikers is er Reminders. Voordat je echter met een takensysteem van start gaat, is het goed om te bedenken wat een taak is. Zijn er meer dan drie concrete acties nodig om het eindresultaat te behalen, dan hebben we het over een project en niet meer over een taak. Projecten zijn het overkoepelende niveau waar taken onder vallen. Zorg dus dat je een takensysteem kiest, waarin je projecten kunt aanmaken om daar vervolgens taken onder te hangen.
Meer concrete tips en tools vind je op Frankwatching en uiteraard in het boekje van Stephan dat voor € 12,50 al van jou is.
Dank voor je recensie Jochem!
De meeste reviews over het #sow60 boek gaan vooral over de besproken apps en tools, dus ik vind het leuk om te zien dat je een andere focus hebt gepakt: verzamelen en verwerken van de constantie informatiestromen.
Mijns inziens is dat ook echt de basis van elk kenniswerk, daarna komen de digitale trucs en tools pas 🙂