Transformeer met een pilot

Het kost je ongeveer 4 minuten om dit artikel te lezen

Als je werkzaam bent op een marketing- of communicatieafdeling sta je al vaak met 3-0 achter. Althans, dat is mijn ervaring. Vrijwel de hele dag staan er (digitaal) collega’s uit de organisatie aan je bureau te roepen wat ze allemaal van je willen. Tegelijkertijd nemen diezelfde collega’s maar zelden advies van je aan. Laat staan dat ze er begrip voor hebben als je eerst even pas op de plaats wilt maken of hen vertelt dat je nu geen tijd hebt.

Werken op een marketing- of communicatieafdeling is lang niet altijd leuk. Gelukkig kan het ook anders. Als marketing- of communicatieprofessional kan je echt een adviserende rol pakken, gezien worden als een gelijkwaardige sparringpartner en nog veel effectiever zijn in je werk, wat bovendien een stuk leuker wordt. Daarvoor moet er wel een en ander veranderen. En dat doe je – tromgeroffel – met een pilot project.

Pilot

“Een pilot project? Dat klinkt vrij algemeen,” hoor ik je denken. Klopt. En heel eerlijk: om je communicatie- of marketingafdeling te transformeren, maakt het helemaal niet zo heel veel uit wat voor pilot je gaat uitvoeren. Als je maar op zo’n manier met je collega’s gaat samenwerken (en dan bedoel ik dus ook echt: samen werken) dat je waarde levert en dat ze jou beter leren kennen. En jij hen.

De pilot projecten waar Stéphan en ik onze klanten mee helpen in de People Centered Growth aanpak zijn erop gericht om mensen nieuwe marketing- en sellingvaardigheden te leren. Deelnemers aan de pilot leren de markt, maar ook zichzelf te analyseren. We helpen hen bij hun positionering, leren hen zichzelf op de meest aantrekkelijk manier te presenteren en hun doelgroep te overtuigen.

Tijdens een pilot, die zo’n 6 maanden duurt, leren de deelnemers niet alleen nieuwe vaardigheden, ze passen deze ook direct toe. Bovendien meten we de inspanningen, kijken we naar de resultaten en rapporteren we hierover aan verschillende groepen stakeholders in de organisatie. Op deze manier helpen we organisaties om te groeien; hun reputatie te versterken, leads te genereren of talenten aan te trekken.

Maar ook met een heel andere pilot, bijvoorbeeld een innovatieproject, kun je jouw marketing- of communicatieafdeling transformeren.

De basis voor succes

Hoe zorg je voor verandering? Het begint allemaal met het uitvoeren van voorwerk. Marketing- en communicatieprofessionals zijn over het algemeen praktische mensen. Het zijn doeners, die het leuk vinden om dingen te maken. Daar zijn ze ook erg goed in. Wat helaas vaak wordt overgeslagen – ook onder druk van beperkte tijd – is het o zo belangrijke voorwerk. Wij noemen het: de randvoorwaarden voor succes.

Hier de eerste drie…

Allereerst heb je een overkoepelende en SMART-geformuleerde organisatiedoelstelling nodig om je project aan op te hangen. Het is leuk – en belangrijk – om nieuwe dingen te proberen. Als je project (in potentie) echter niet bijdraagt aan een echte, urgente organisatiedoelstelling, staat het teveel op zichzelf. Mensen motiveren om mee te doen of om te investeren in je project is dan heel lastig.

Ten tweede moet je project aansluiten op de missie, visie en strategie van je organisatie. Past het bij de kernwaarden en het kerndoel van het bedrijf waar je voor werkt? Past het bij het doel waar de organisatie naartoe wil? En past het binnen de plannen die er zijn om dit doel te realiseren?

Als derde is het belangrijk om na te gaan of je project op dit moment praktisch uitvoerbaar is. Op een vrij hoog over niveau. Kijk naar de manier waarop je organisatie is gestructureerd. Is er een logische plek (afdeling of team) aan te wijzen om je project onder te brengen? Kijk ook naar de cultuur van je organisatie. Bestaat er genoeg ruimte voor je project? Of past het juist helemaal niet bij jullie cultuur? En kijk naar wat er in het verleden is gedaan. Welke mensen hebben welke acties uitgevoerd? Welke middelen hebben zij gebruikt? En wat waren de resultaten?

Betrek de juiste mensen

Lukt het onverhoopt niet om de basis op orde te krijgen, dan is het misschien beter om je project nog even uit te stellen. Maar laten we er vanuit gaan dat de basis op orde is en dat je door kan…

De vierde stap is dan het samenstellen van een team. Een clubje mensen met verschillende taken en verantwoordelijkheden die samen zorgen dat het project een succes wordt. Wij zien dat je een belanghebbende nodig hebt; iemand die op bestuurs- of directieniveau voor het project kan vechten. Dan een programmamanager; iemand die tijd en ruimte maakt voor je project. Vaak een afdelingshoofd of -manager. En ten slotte een programmateam; mensen die zorgen voor de uitvoering. Marketing- en communicatiecollega’s.

Uiteraard kun je het een en ander extern inkopen. Bedenk dan alleen tijdens je project wel alvast hoe je verder gaat, wanneer de externen straks klaar zijn.

Als vijfde selecteer je collega’s uit de organisatie om deel te nemen aan je project. Tijdens een intake vraag je hen expliciet of zij een bijdrage willen leveren aan de overkoepelende organisatiedoelstelling, hoeveel uren per week ze hieraan willen besteden en wat hun persoonlijke doelstelling gaat zijn. Je kijkt naar hun huidige vaardigheden en welke vaardigheden zij nog moeten ontwikkelen om succesvol te zijn. Ook is het raadzaam om te kijken naar de manier waarop zij leiderschap laten zien. De deelnemers aan je project moeten straks een voorbeeldrol gaan vervullen. Andere collega’s moeten hen dit wel gunnen.

De zesde en laatste stap is een plan van aanpak. Check of de persoonlijke doelstellingen van de deelnemers bijdragen aan de overkoepelende organisatiedoelstelling. Bepaal de bijbehorende KPI’s, zodat je daadwerkelijk kan meten of de doelstellingen zijn bereikt. Kijk ook naar de programmadoelstellingen van de programmamanager en het -team. Bepaal hier ook KPI’s voor en zorg dat je deze kunt meten. Tenslotte maak je een planning voor je project, zodat alle betrokkenen weten wie wat wanneer gaat doen.

Transformatie

Ik snap – nee, hoop – dat je tijdens het lezen van dit artikel een paar keer hebt gedacht: “Tja, da’s logisch.” Het is ook allemaal echt geen raketwetenschap. Je hoeft het alleen maar te doen. Tuurlijk. Ik snap dat de verleiding om binnendoor af te snijden groot is. Met een half uitgewerkt idee kom je ook een heel eind. Toch!? Kan, maar er zit wel een groot risico aan. In de praktijk blijkt toch dat je zaken echt expliciet moet maken en vastleggen om ervoor te zorgen dat iedereen aan boord is.

Mijn advies: neem bovenstaande stappen nou. Ook als het betekent dat je even pas op de plaats moet maken en niet meteen in de uitvoering kan schieten.

Je zult zien dat je hierdoor…

  • Dichter bij je collega’s in de organisatie komt te staan. Jullie leren elkaar beter kennen en begrijpen, wat ervoor zorgt dat het werk leuker wordt. En dat het rendement van je inspanningen toeneemt.
  • Je leert je collega’s iets dat ze nog niet wisten of konden. En tegelijkertijd leer je zelf ook allerlei nieuwe dingen en vaardigheden. Je wordt echt een adviseur voor je collega’s en een gelijkwaardige sparringpartner.
  • En je levert een aantoonbare bijdrage aan organisatiedoelstellingen. Juist door er al in een vroeg stadium voor te zorgen dat alle onderliggende doelstellingen en inspanningen in lijn liggen met een overkoepelend doel.

Maak er iets moois van!

Gepubliceerd op: 16 december 2020